Bên cạnh việc thông báo kết quả tham dự tập huấn nghiệp vụ sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại UBND các phường, xã, Sở Nội vụ còn hướng dẫn một số vấn đề có liên quan đến phần mềm qua việc tổng hợp các ý kiến vướng mắc của công chức tại buổi tập huấn như sau:
- Phần mềm quản lý hồ sơ một cửa, một cửa liên thông tại UBND phường xã phải được sử dụng hàng ngày tại UBND phường, xã (bộ phận tiếp nhận và trả kết quả; công chức chuyên môn; lãnh đạo UBND phường, xã) trong quá trình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính.
- Về nghiệp vụ sử dụng phần mềm: căn cứ tài liệu hướng dẫn sử dụng đã được phát hành và nội dung đã triển khai tại Lớp tập huấn, Chủ tịch UBND phường, xã có trách nhiệm phổ biến, quán triệt và hướng dẫn đến tất cả công chức có liên quan.
- Sử dụng tất cả tính năng của phần mềm trong việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính:
+ Tiếp nhận và trả kết quả: in phiếu hướng dẫn; nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm; in phiếu biên nhận; phiếu lưu chuyển hồ sơ; trả kết quả hồ sơ; hàng tháng in sổ theo dõi tình hình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ.
+ Xử lý hồ sơ; phê duyệt hồ sơ; trả hồ sơ.
+ Báo cáo thống kê.
- Đối với những hồ sơ thủ tục hành chính có hẹn thời gian trả kết quả (từ trong ngày làm việc trở lên): phải được tiếp nhận (in giấy biên nhận); giải quyết (lưu chuyển, xử lý, trình lãnh đạo phê duyệt) và trả kết quả thông qua phần mềm;
- Đối với các hồ sơ thủ tục hành chính phải giải quyết ngay (sao y, xác nhận…): cập nhật vào phần mềm vào cuối buổi hoặc cuối ngày làm việc để quản lý, thống kê hồ sơ (không nhất thiết phải nhập vào phần mềm ngay lúc tiếp nhận hồ sơ để giải quyết kịp thời cho công dân, tổ chức).
- Chỉ sử dụng phiếu hướng dẫn, giấy biên nhận, phiếu lưu chuyển, sổ theo dõi tình hình tiếp nhận và trả kết quả theo phương thức ghi tay truyền thống đối với những hồ sơ không thể kịp thời cập nhật vào phần mềm như đã nêu trên và trong các trường hợp bất khả kháng (mất điện; máy tính, phần mềm có sự cố; không có người sử dụng…).
- Kịp thời phản ánh những vướng mắc, khó khăn phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm một cửa về Phòng Nội vụ; chủ động, tích cực tự khắc phục hoặc liên hệ Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông yêu cầu khắc phục những sự cố liên quan đến phần mềm một cửa; không để việc sử dụng phần mềm bị gián đoạn với bất kỳ lý do chủ quan nào.
- Thường xuyên kiểm tra số liệu thống kê về hồ sơ tiếp nhận theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông của đơn vị tại trang tích hợp dữ liệu http://motcua.danang.gov.vn để đối chiếu, so sánh và phản ánh với Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông nếu số liệu chưa kịp thời được đồng bộ hóa.
- Lưu ý:
+ Trong trường hợp văn bản quy phạm pháp luật mới của Trung ương hoặc UBND thành phố ban hành và thay đổi một số nội dung được quy định tại bộ thủ tục hành chính phường, xã đang áp dụng mà UBND thành phố chưa ban hành quyết định sửa đổi, bổ sung:
- Chủ động thực hiện theo quy định mới của Trung ương và của UBND thành phố;
- Báo cáo việc thay đổi này với Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính (thuộc Văn phòng UBND thành phố) và Phòng Cải cách hành chính (thuộc Sở Nội vụ);
- Niêm yết văn bản mới đó tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để công dân, tổ chức được biết.
+ Trong trường hợp phát sinh thủ tục hành chính ngoài bộ thủ tục hành chính phường, xã do cơ quan chuyên môn có liên quan và UBND quận, huyện hướng dẫn: chủ động báo cáo Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính (thuộc Văn phòng UBND thành phố) và Phòng Cải cách hành chính (thuộc Sở Nội vụ).
Điều đặc biệt định kỳ hàng tháng, Sở Nội vụ sẽ có văn bản thông báo danh sách các phường, xã không sử dụng hoặc sử dụng không thường xuyên phần mềm một cửa, một cửa liên thông với Chủ tịch UBND các quận, huyện.
Hi vọng các đơn vị sẽ nhanh chóng khắc phục nhưng hạn chế cả về chủ quan lẫn khách quan trong việc sử dụng phần mềm một cửa, một cửa liên thông; nghiêm túc thực hiện những nội dung được hướng dẫn tại công văn số số 1265 /SNV-CCHC nhằm duy trì và phát huy hiệu lực, hiệu quả của phần mềm một cửa, một cửa liên thông, hướng dến xây dựng chính quyền điện tử ở cấp cơ sở trong thời gian đến.