Việc ứng dụng Hệ thống Một cửa điện tử trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, phục vụ tổ chức, cá nhân của cơ quan hành chính nhà nước được xem là một giải pháp hiệu quả, tăng cường năng lực phục vụ, hướng tới công khai, minh bạch, đơn giản, rõ ràng và đúng pháp luật. Trên cơ sở đó, QTI đã xây dựng và triển khai thành công “Hệ thống một cửa điện tử - Q – eGate” tại nhiều cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Quảng Nam, như: Văn phòng UBND huyện Điện Bàn, Văn phòng UBND huyện Thăng Bình, Văn phòng UBND huyện Phú Ninh, Văn phòng UBND huyện Bắc Trà My, Văn phòng UBND thành phố Tam Kỳ … Q – eGate đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống một cửa điện tử theo văn bản số 1725/BTTTT-ƯDCNTT ngày 04/06/2010 của Bộ Thông tin và Truyền thông.
I. Mục tiêu của phần mềm Q – eGate
Công khai hóa thủ tục xử lý, giải quyết các yêu cầu thủ tục hành chính cho tổ chức, công dân.
Công tác quản lý, xử lý công việc được thực hiện theo quy trình thống nhất.
Phục vụ người dân: Người dân được phục vụ ngay tại nhà 24/24:
giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại,...
- Chuẩn bị hồ sơ: chương trình "1 cửa" công khai hóa các thủ tục xử lý, cho phép tải về các mẫu hồ sơ.
- Theo dõi được hồ sơ "1 cửa": chương trình "1 cửa" cho phép tìm kiếm thông tin hồ sơ một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ.
Phục vụ Lãnh đạo: Lãnh đạo kiểm soát tình hình giải quyết hồ sơ; Đánh giá hiệu quả làm việc của từng cán bộ công chức, từng bộ phận thông qua các báo cáo thống kê do chương trình tự động kết xuất.
Phục vụ cán bộ tiếp nhận và xử lý hồ sơ “1 cửa”:
- Giúp cán bộ tiếp nhận hồ sơ giảm sai sót và thời gian trong việc chép lại cùng một nội dung: chương trình xuất ra phiếu nhận (giao cho người dân), phiếu chuyển (giao cho cán bộ xử lý), vào sổ lưu hồ sơ,...
- Giúp cán bộ xử lý kiểm tra và quản lý công việc phụ trách, lập báo cáo nhanh chóng, chính xác về tất cả các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực phụ trách.
II. Chức năng của phần mềm Q – eGate
II.1. Hệ thống tiếp nhận hồ sơ một cửa
Hệ thống hiển thị kết quả xử lý hồ sơ trong ngày tại cơ quan một cửa.
Hỗ trợ nhập hồ sơ một cửa từ các nguồn như máy quét (scan), máy đọc mã vạch (barcode).
Hỗ trợ cán bộ một cửa tiếp nhận hồ sơ và in phiếu biên nhận, hẹn trả cho công dân, phiếu chuyển giao cho bộ phận xử lý. Tự động phát sinh mã hồ sơ.
Luân chuyển hồ sơ được nhập từ bộ phận một cửa đến phòng ban chuyên môn hoặc cán bộ thụ lý giải quyết hồ sơ.
Tự động tính toán ngày hẹn trả.
Hỗ trợ cán bộ một cửa theo dõi tình trạng hồ sơ đang giải quyết tại các phòng ban, nhắc nhở công việc, nhận và trả kết quả. Thực hiện thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ ra quầy tiếp nhận.
Chức năng tra cứu các hướng dẫn thủ tục hành chính, các văn bản luật, biểu mẫu, tài liệu liên quan.
II.2. Hệ thống xử lý hồ sơ và quản trị
Hỗ trợ luân chuyển hồ sơ, phân công xử lý, theo dõi, chỉ đạo, báo cáo, trao đổi. Các luồng thông tin luân chuyển, báo cáo theo từng hồ sơ.
Hiển thị danh sách các hồ sơ đang giải quyết: mã hồ sơ, nội dung hồ sơ, ngày hẹn trả, trạng thái hồ sơ
Cho phép hiển thị đầy đủ thông tin của hồ sơ được chọn xử lý, xem nội dung tài liệu đính kèm (scan)
Hỗ trợ xử lý hồ sơ theo danh mục công việc đã được quy định: xác nhận nội dung hồ sơ, yêu cầu bổ sung, nhận hồ sơ bổ sung…
Chuyển bộ phận 1 cửa yêu cầu bổ sung hồ sơ.
Chuyển xử lý, trình phê duyệt, ký duyệt, từ chối hồ sơ, cập nhật ý kiến chỉ đạo…
Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí: lĩnh vực, thời gian, trạng thái, quá trình xử lý, người xử lý…
Hỗ trợ chức năng xuất bản báo cáo ra các định dạng thông dụng như excel, pdf, word…
Quản trị quy trình động: cho phép định nghĩa quy trình xử lý hồ sơ, trạng thái hồ sơ, cấu hình ngày làm việc, sổ theo dõi, …
III. Sơ đồ mô phỏng quá trình xử lý hồ sơ một cửa